「仕事ができない自分が嫌」原因・解決策を徹底解説!(事務編)



「私、仕事できないなあ」「仕事向いてないなあ」

そんなふうに悩みながら、毎週月曜日重い足を会社に運んでませんか?そもそも、「仕事ができない」ってどういう状態なんでしょうか?とりあえず頑張って働き続けるしかないんでしょうか?

私は4社転職しました。現在事務職です。ですが、これまでに感じたことのない「劣等感」に襲われました。そこで気づいたんです。「仕事ができない」とはどういうことなのか?

これを読めば、あなたの仕事のできない原因、または適正を考え直すきっかけになるでしょう。

それではいきましょう。

仕事ができない(事務編)例1.仕事が遅い

仕事ができないと言われてしまう一つの原因は、「仕事が遅い」こと。

え?まだその仕事終わらないの?

仕事が遅くても「きっちり正確に」できる場合もあります。そうなれば、あとは効率次第ですよね?あなたは、スピードアップのために何か努力したことがありますか?事務職の場合、本当にちょっとしたことを覚えるだけでも、その仕事のスピードは上がります。

仕事スピードを上げる方法例
  • ショートカットキーを覚える
  • ブラインドタッチを覚える
  • そもそもの仕事の工程を見直す
  • ファックス→メール化
  • 手書きする必要箇所を最小限に

ショートカットキーを覚える

マウスばっかりに頼ってませんか?ほんの少し覚えるだけで、仕事は劇的に楽になります。代表的なものをあげてみましょう。

ショートカットキー例
  • Ctrl+S=コピー
  • Ctrl+V=貼り付け
  • Ctrl+A=全選択
  • Ctrl+F=画面内の必要なワードを探す
  • Ctrl+Z=元に戻す
  • Ctrl+Y=さっきと同じ動作をする
  • Ctrl+X=切り取り

知らないものがあったら是非、ここにあるのは基本的なことなのでやってみてください。

ブラインドタッチを覚える

キーボードを見ずに打てるポイントって何だと思いますか?それは、「間違いに気づく速さ」です。

キーボードを見ながら打っていると、どうしてもタイプミスに気付くのが遅れるんですよね。小さなことですが、何百字何千字と打っていれば、この差は開いていきます。そしてさらに、ポジションをしっかり覚えて売っている方がやっぱりなんとなく打っているよりがぜん早いです。

まずはFとJにそれぞれの人差し指を置く基本ポジションを身に着け、その段から順番にポジションを覚えていきます

今は無料サイトなんかも充実してるので、今後のためにも、練習しておくといいでしょう◎

仕事の工程を見直す

そもそも、今の仕事に無駄はありませんか?「これって別の仕事のこれでまかなえるんじゃないか」とか、効率を重視した観点で見直すと案外出てくるものです。

例えば、A書類をもらって、B書類に打ち込む。でも、A書類をそのままデータでもらっておけば、ちょっと形式を変えるだけで1から打ち込む必要がなくなる、とか。(ワードやエクセルなど編集可能なものが元データの場合)。

PDFだって、元データでもらえば、コピー&ペーストで別書類に移すことだってできます。

ファックス→メール化

これだけ技術が最先端の日本で、なぜかFAXの文化ははびこっているんですよね。でも、FAXって本当に手間がかかります。なんにせよ、確実性も低いし、過去を振り返るときにも送った・送ってないの押問答になることが多いです。

FAXのメリット・デメリット

FAXのメリット

  • メールアドレスを知らなくても送れる
  • 印刷しなくても紙で手に取れる

FAXのデメリット

  • 送れたかどうかに確実性がなく、確認する場合電話をかける必要がある
  • 過去に送ったデータを調べるために紙ベースで取っておく必要がある。
  • 過去のことを調べにくい

メールになると、押問答する必要もなく、送ったら相手にほぼ確実に届いています。(届いていなかった場合はエラーで返ってきますしね)。

小さな積み重ねですが、一つ一つの手間を減らしていくことが、スピードアップにつながるんです。

手書き個所を最小限に

意外と手書き、してませんか?手書きって、人に読めるように作るにはある程度丁寧に書かないといけないし、面倒くさいんですよね。面倒なだけでなく、丁寧に書こうと思ったら、パソコンよりも時間がかかります

ルーティンで書く箇所は、なるべくパソコンでフォーマットを作って、打ち込んでから印刷して書くようにしましょう。これだけでも書く箇所は少し減ります。

私の場合、貿易会社で輸入商品の販売先を明記していく書式があります。みんな手書きで1からやっていたんですが、同じ書式をエクセルで簡単に作り、ルーティンで入るところをあらかじめ入力してから印刷するようにしたら、少し手間が省けました。
一度業務全体見直しをかけてみましょう。

仕事ができない(事務編)例2.入力ミスが多い

販売先を間違える、販売数量を間違える、間違った先にFAX,メールをする、日付を間違える・・・。入力ミスって、人間がやっている以上仕方ない部分もあるのですが、結構毎回指摘を受けると受けるほうもする方も辛いですよね。

入力ミスに限っては、言えることはただ一つ「再確認せよ」これだけです。確認するしかないんです。めちゃくちゃ大事なものだったら、第三者にも確認してもらう方が良いでしょう。

そして、自分にミスが多いと感じているなら、そのミスが多い業務をするときは一点集中で、並行してマルチスクをしない。

これ、私も怒られたことですw

仕事ができない(事務編)例3.やらなきゃいけないことをし忘れる

忙しいと、「あ、あとでやろう」がどうしても増えますよね。でもこれ、本当に「あとでやり」ますか?

やらなきゃいけないことのルーティンなら、Outlookのスケジューラーに入れてしまいましょう。Outlookが入っていないのであれば、ケータイのスケジューラーで十分です。

たとえばiPhoneなら、デフォルトで入ってるスケジュールアプリ。

これで十分です。これに、ルーティンワークで忘れたら困るもののみ、入れていきます。

なぜ「のみ」かと言うと、入れ過ぎたら通知慣れして意味ないんですよね。たまり過ぎたスマホのケータイメールみたいに。

こんな感じで。そしたら、その時間帯になったら通知が来るんです。

こうすれば、忘れてても思い出せるので、「やっちまったー!」と言う失敗が格段に減ります。

Outlookでも同じ要領で通知できるので、スケジューラー触って見てくださいね。

前職で営業の時に得た術なのですが、これのおかげで40件のクライアントとのアポイント、原稿のやりとりをマネジメントできました。

そもそも、本当に事務が適職なのか?一度振り返るおすすめ手段

これも考える必要があります。あなたは、事務が適職だと思いますか?人間には何事も向き不向きがあります。あの天才選手イチローだって、水泳はできないんです。話が飛躍しすぎるかもしれませんが、向き不向きを把握することも、スキルの一つです。

こつこつと毎日、きちんと正確にスピーディーに、ルーティンワークをこなしつつ、人から頼まれた雑用等も快く引き受ける。こつこつと地道に続けること、正確にタスクをこなせること、飽き性でないこと、従順であることなど、事務に必要な性格(適性)があります

もし今、事務で失敗が多くて苦労していて、「私は仕事ができないんだ」と落ち込むなら、ちょっと待ってください。

もしかしたら、ただ単に事務職が向いていないだけで、販売職や専門職、営業職など、職種を変えれば持っている以上の力を出せることだってあります。

まずは、あなたの向き不向きが分かるグッドポイント診断を試して、自分の強み、弱みを一度調べてみましょう。

グッドポイント診断とは、18種類の特性(例:社交性、独創性、挑戦心、受容力、決断力など)からあなたが長けている5つの特性を診断してくれる無料のサービスです。

【診断結果サンプル】

参照:リクナビNEXT

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ABOUTこの記事をかいた人

取り柄=英会話。【毎日が楽しい】人生を追い求めて2●年。【職歴】海外営業→英会話講師→広告営業→事務で今に至る。【仕事=楽しい】を探し続けた結果、ライターになりたいことに気付く。現在は会社員の傍らブログの更新、ライターとしても活動しようと模索中。 決断に困ったときは【1年後死んで後悔しないか?】自分に聞く。